Que vous livriez vos marchandises depuis les dépôts d’une même organisation ou que vous effectuiez des opérations de transport pour plusieurs donneurs d’ordres, lorsque vous exploitez une flotte de véhicules, il est important d’avoir un planning en place le plus pertinent possible. Cependant – même le planning le mieux conçu peut se dérouler de façon surprenante – et à la fin de la journée, ce qui s’est réellement passé peut sembler très différent de ce qui était prévu.
Il est important d’apprendre de toutes les modifications opérationnelles pour être dans un process d’amélioration continue. Les bonnes pratiques du transport impliquent généralement l’adoption d’une approche type Planning / Exécution / Contrôle – c’est-à-dire planifier ce que vous allez faire, l’exécuter, puis examiner tous les écarts (par exemple, les tâches effectuées hors de la séquence planifiée, les livraisons supprimées du planning original, les arrêts imprévus, les itinéraires choisis par les conducteurs, etc.) et où des améliorations potentielles peuvent être apportées. Cette approche est celle que la plupart des gens connaissent et depuis de nombreuses années, Microlise propose une gamme d’outils et de solutions pour la soutenir.
Planning
Quelle que soit la façon dont elle est effectuée, la conception du planning est une étape cruciale pour toute entreprise de transport. Les petites flottes peuvent choisir de planifier manuellement, les plus grandes flottes peuvent utiliser un outil de planification et d’optimisation… ou vice versa ! Le problème à prendre en compte est le temps nécessaire à la planification, en particulier si vous devez souvent intégrer des missions de dernière minute.
Répertorier toutes les livraisons et collectes à effectuer ainsi que leurs emplacements, les associer aux ressources disponibles telles que chauffeurs, tracteurs et remorques, déterminer toutes les combinaisons possibles en fonction de la capacité, du type de véhicule et de l’itinéraire le plus efficace ne sont pas des exercices faciles … mais ce sont évidemment des éléments importants à considérer.
L’outil de planification et d’optimisation Microlise est justement conçu pour faire cela – rapidement et avec précision – avec un minimum d’intervention manuelle. Si un job de dernière minute doit être intégré, ajoutez-le simplement et relancez l’optimisation sur l’intégralité ou une partie seulement du planning. Les commandes peuvent être importées manuellement ou via votre logiciel de gestion commerciale et être associées aux ressources disponibles. Une fois toutes les informations traitées par l’algorithme , un planning optimisé est disponible, prêt à être exporté au format CSV ou à être intégré dans notre module de suivi d’exécution Journey Management avec un simple clic.
Suivi D’Exécution
Quelle que soit la manière dont vous parvenez à ce stade, vous disposez désormais d’un planning à mettre en œuvre. Une fois que vos véhicules sont sur la route, comment contrôlez-vous l’avancement des différentes missions de collecte ou de livraison – l’emplacement de vos véhicules en temps réel, les heures réelles d’arrivée et l’ordre dans lequel tout cela est exécuté ou encore les itinéraires empruntés?
La plupart des opérateurs de flotte utilisent désormais la télématique et des outils de géolocalisation pour suivre leurs véhicules. Certains outils sont couplés à des solutions de planification, d’autres ont la possibilité de définir des barrières virtuelles ou géofences pour informer les utilisateurs lorsqu’un véhicule s’approche d’une destination ou qu’il la quitte. D’autres utilisent également ces zones géolocalisées pour calculer et proposer aux utilisateurs une heure d’arrivée estimée (ETA) basée sur la position du site et celle du véhicule en temps réel. Cependant, la collecte de toutes ces informations ne se prête pas toujours à un suivi intelligent et efficace de l’exécution des missions planifiées.
Microlise dispose de l’ensemble toutes les fonctionnalités télématiques présentées ci-dessus et bien plus encore au travers de sa suite de solutions et de modules intégrés.
Le module Microlise Journey Management offre un suivi d’exécution unique et remarquable par rapport aux autres produits du marché, avec une ergonomie adaptée et une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement de vos missions.
L’écran SEB, ou Schedule Exécution Board, rassemble sous la forme d’un planning graphique très simple à utiliser toutes les informations concernant les livraisons et les collectes planifiées, par date, dépôt, tournée et ressources affectées.
Les informations sur les différentes ressources (chauffeur, véhicule, remorque) sont visibles sur le côté gauche de l’écran et les visites de chaque tournée se déclinent de gauche à droite. Au tout début de la tournée ou de la prise de service du conducteur, l’ensemble des sites à visiter sont par défaut entourés d’un cadre de couleur bleu indiquant que la visite n’a pas encore eu lieu mais qu’elle est normalement prévue à l’heure. Au fur et à mesure que les conducteurs débutent leur voyage, ces contours changent de couleur pour refléter leur véritable statut à partir de l’ETA relevée sur la première visite et des conséquences sur les autres visites planifiées de l’itinéraire. Toutes les tournées en retard ou en avance peuvent être mises en évidence dans les options de filtre en haut à droite de l’écran. Peut-être que l’un de vos chauffeurs est malade ou indisponible ou qu’un de vos véhicules a échoué à son contrôle de sécurité (Vehicle Check) – des situations comme celles-ci ont évidemment un effet sur le planning mais peuvent être traitées rapidement grâce à l’outil Journey Management.
Au fil de la journée, chaque visite terminée est représentée par un cadre coloré plein indiquant si la visite était à l’heure, en retard, en avance ou manquée. Les utilisateurs ont ainsi une idée claire des itinéraires qui présentent des anomalies tandis que les autres qui sont exécutés selon le plan prévu peuvent être laissés pour suivre leur cours.
Lorsque des problèmes surviennent, le simple fait d’être alerté à l’avance offre aux utilisateurs différentes options. Les clients peuvent être contactés et informés des écarts potentiels, de nouvelles plages horaires peuvent être décidées lorsque cela est possible et réintroduites dans le SEB pour une exécution anticipée ou ultérieure et les chauffeurs peuvent être informés de tout changement via leurs terminaux mobiles. Le statut du chronotachygraphe est également visible sur l’écran lorsque notamment le conducteur doit faire une pause réglementaire.
Sur l’écran de suivi d’exécution, un simple clic droit sur une visite permet aux utilisateurs de consulter toutes les informations relatives au site, de connaître les heures d’arrivée et de départ, les délais d’exécution, l’itinéraire emprunté, les températures prévues/réelles, les informations de contact et le cas échéant, tous les détails de la commande ainsi que les informations collectées par le conducteur via l’application ePOD comme des photos ou encore la signature du client.
En résumé, toutes les informations concernant le planning sont disponibles via l’écran de suivi d’exécution. Mais comme les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu, il est important de comprendre pourquoi et où les anomalies sont apparues et d’examiner comment l’exécution des missions pourrait être améliorée.
Analyse Post-exécution
Bien que souvent négligée – en raison d’outils spécifiques absents dans bon nombre de solutions télématiques ou parce que les planificateurs eux-mêmes manquent de temps et ne considèrent pas ces informations à leur juste valeur – l’importance de l’analyse post-exécution ne doit pas être sous-estimée.
Disposer d’un planning décrivant la séquence optimale des livraisons ou des collectes à réaliser ainsi que de l’ensemble des itinéraires recommandés est inutile s’il n’est pas respecté, et les connaissances locales et les années d’expérience d’un conducteur peuvent également être très utiles et doivent être prises en compte si possible, en supposant qu’elles n’entrent évidemment pas en conflit avec les objectifs de l’entreprise.
Débriefing De La Tournée
La fonction Microlise Journey Debrief dans Journey Management permet aux managers d’avoir une vue synthétique d’une tournée avec l’ensemble des informations disponibles pour comprendre et analyser tout ce qui s’est passé.
Les conducteurs qui peuvent avoir enfreint certaines règles relatives à la mission confiée (itinéraire, horaires, comportement de conduite, …) sont signalés automatiquement par le système pour réaliser un débriefing avec leur manager. Ainsi un rapport complet peut être généré pour les conducteurs concernés, présentant l’ensemble des informations concernant le respect de l’itinéraire, le respect de la séquence des visites des sites et des horaires prévus, les arrêts non planifiés et les éventuels écarts entre le kilométrage attendu et la distance réelle parcourue.
Les conducteurs sont alors invités à une réunion de débriefing où les anomalies remontées dans le rapport sont discutées. Lors de la réunion, les conducteurs ont l’opportunité d’expliquer les problèmes rencontrés et de faire part de leurs commentaires et de leur expérience, tandis que les managers ont l’occasion de répéter les consignes et les objectifs de l’entreprise.
Rapports Prévu vs Réalisé (PvA)
Le rapport PvA permet de mettre en évidence les jobs non planifiés. Il est toujours intéressant de d’étudier les visites de site qui n’étaient pas dans le planning de départ, surtout si elles sont régulièrement ajoutées après coup. Cela permet de se poser de bonnes questions – Pourquoi ne figurent-elles pas dans le planning initial ? Quels impacts ont ces livraisons sur les autres visites initialement prévues? – et de mettre en évidence de possibles améliorations.
Les rapports PvA peuvent être exécutés par dépôt, par trajet, par chauffeur, par chef d’équipe ou consolidés sur l’ensemble de l’organisation. Le rapport met en évidence les performances de vos ressources par rapport à ce qui était prévu. Les informations incluent les kilomètres parcourus et si les écarts observés sont inclus ou non dans la tolérance paramétrée, les itinéraires exécutés, s’ils ont été suivis, les livraisons non planifiées ou modifiées. Il offre également la possibilité d’explorer les anomalies pour obtenir plus de détails.
Ce rapport fournit aux managers un aperçu synthétique de la réalisation des opérations de transport par rapport au planning initial et dans un délai donné avec des indications sur les possibles améliorations à apporter.
Rapports Ciblés
Microlise fournit également une suite de rapports sur un ensemble de KPIs plus ciblés sur les exigences de l’entreprise. Lorsqu’un problème a été identifié, les managers peuvent vouloir cibler des améliorations dans certains domaines spécifiques. Les rapports incluent ainsi le temps passé sur chaque site, les arrivées à l’heure, les performances de livraison, les fenêtre de livraison et la précision des géofences disponibles pour les sites/dépôts… etc.
