Pendant les périodes de forte activité où la demande de transport est plus élevée, les flottes de véhicules peuvent rapidement être en sous-capacité. Augmenter le nombre de véhicules de manière pérenne pourrait être une solution mais le risque de se retrouver avec des moyens trop importants et des coûts supplémentaires lors d’une baisse d’activité est évidemment à prendre en compte. Deux options sont ainsi possibles : Soit louer des véhicules et faire appel à du personnel intérimaire ou soit transmettre l’excédent d’activité à des sous-traitants. Le problème avec ces deux options est une potentielle perte de visibilité.

En effet, lorsque vous utilisez vos propres véhicules, les données télématiques et toutes les données électroniques liées aux preuves de livraison sont directement transmises à votre système Microlise vous permettant de gérer efficacement votre flotte, vos conducteurs et l’ensemble de vos opérations de transport. En revanche, si vous faites appel à un sous-traitant pour effectuer des missions en votre nom, l’ensemble de ces données si cruciales pour votre entreprise ne sont souvent pas disponibles.

Les sous-traitants ne sont engagés généralement que pour une courte période jusqu’à ce que la hausse d’activité soit terminée ou parfois même pour la seule durée d’une opération. Il n’est donc tout simplement pas viable de leur donner les mêmes accès et équipements mobiles que ceux confiés à vos propres conducteurs pour assurer la bonne réalisation de vos missions de collecte ou de livraison et pour recueillir toutes les informations nécessaires (signatures, photos, …).

Cela peut même créer davantage de paperasse pour gérer ces sous-traitants, entraînant plus de tâches administratives pour votre personnel et peut-être moins d’attention à vos process habituels de gestion du planning et de suivi d’exécution de vos opérations de transport.

Microlise peut vous aider…

La Solution

Microlise propose en effet des applications mobiles destinées à vos sous-traitants, disponibles au téléchargement à partir de Google Play ou de l’AppStore d’Apple, permettant aux conducteurs tiers de suivre exactement les mêmes workflows et protocoles de sécurité que vos propres conducteurs en utilisant le matériel, smartphone, tablette ou PDA mis à leur disposition par leur organisation.

Ces applications prennent également en charge plusieurs langues, éliminant ainsi le risque de barrières linguistiques empêchant la sélection de transporteurs sous-traitants dans une région spécifique.

Les applications Microlise SmartPOD et SmartFlow ePOD permettent d’avoir une visibilité complète sur un transporteur tiers comme s’il faisait partie de votre propre flotte. Il est ainsi possible de suivre son véhicule tout au long de son trajet sur une carte accessible via l’interface Web Microlise.

Les conducteurs sous-traitants se connectent sur leur appareil soit en entrant manuellement les informations de connexion soit en scannant un QR code et peuvent ainsi capturer toutes les informations de livraison demandées qui sont ainsi renvoyées vers notre portail Web en même temps que toutes les autres données collectées par vos propres ressources dans le cadre de leurs opérations quotidiennes.

Cela peut inclure la capture de signatures du conducteur ou du client sur l’écran tactile de l’appareil, la fourniture d’informations sur la commande comme par exemple la notification à un membre du personnel du Bureau Transport ou du service client des articles qui n’ont pas pu être livrés, la prise de photos comme preuve de livraison ou pour constater un litige sur un ou plusieurs articles avec des codes de clause adaptés.

Les deux applications sont de plus intégrées avec des outils comme Google Maps fournissant une navigation GPS par satellite précise pour guider le conducteur le long de son itinéraire vers sa destination tout en fournissant des informations sur les limites de vitesse applicables, localisées dans la langue définie pour l’appareil.

Toutes les informations de la feuille de route peuvent également être affichées via les applications pour assister pas à pas le conducteur avec un workflow clair et totalement paramétrable, indiquant les détails précis des commandes et des livraisons à effectuer, les adresses, notes et contacts, les heures d’arrivée et de départ prévues et les temps de rotation attendus sur chaque site. Cela peut également permettre au conducteur d’éviter de se déplacer physiquement vers un bureau d’accueil ou de passer du temps non productif pour chercher et attendre des documents nécessaires à l’accomplissement de sa mission.

Les Bénéfices

Un des plus grands bénéfices est sans aucun doute une amélioration sensible de la flexibilité – les transporteurs tiers pouvant être contractés selon les besoins, en acceptant et en effectuant le travail qui leur est assigné à distance via l’application téléchargée et installée sur leur appareil et qui peut être supprimée ultérieurement quand leur collaboration n’est plus nécessaire.

Vos exploitants transport bénéficient d’une visibilité en temps réel, d’une communication claire et de documents digitalisés. Les conducteurs de vos sous-traitants peuvent être ainsi suivis avec un niveau de qualité égal à celui disponible pour vos propres conducteurs. Votre Bureau Transport pourra connaitre précisément si des livraisons sont prévues en retard par rapport aux attentes des clients et pourra agir proactivement pour améliorer la satisfaction et l’expérience de vos clients.

Via l’application mobile, les sous-traitants peuvent fournir instantanément les preuves de livraison électroniques permettant à vos exploitants de voir précisément ce qui a été livré et de recevoir une notification en cas de problème survenu lors de la livraison et devant être enregistré dans le système avec une explication prédéfinie. Grâce à l’application SmartPOD, votre personnel peut également répondre directement aux requêtes des conducteurs en utilisant la messagerie instantanée disponible dans la solution.

L’application mobile de Microlise permet en outre une remontée automatique des données dans le système d’informations permettant à chacun de vos transporteurs de recevoir et d’accomplir les tâches demandées sans échanges et gestion chronophages de documents papier avec risque élevé de perte d’informations. Votre organisation peut ainsi travailler l’esprit libre, en sachant que l’ensemble de vos process seront suivies d’une manière homogène à travers toutes vos activités, que ce soit par vos propres conducteurs ou par ceux de vos sous-traitants et ce de la manière la plus fiable et transparente possible.

Vos sous-traitants peuvent également bénéficier à leur tour de cette digitalisation des process et des documents, avec un système plus rapide, plus transparent, leur permettant de mettre en valeur la qualité de leurs prestations, de facturer plus rapidement et donc d’obtenir un règlement dans un délai plus court.

Une part importante des investissements chez Microlise est consacrée évidemment à la R&D et à l’amélioration continue de nos produits. Nos autres blogs d’informations peuvent vous fournir si besoin des informations sur nos autres solutions telles que l’analyse des performances de vos conducteurs, la gestion des données du tachygraphe et les Check Véhicule avant départ, le suivi des consommations de carburant ou encore la bonne utilisation de vos ressources.