Avec plusieurs millions de personnes infectées par le COVID-19 dans le monde, des centaines de pays sont désormais en confinement. Dans cette période si étrange et inouïe de l’histoire, le rôle du transport et de logistique est plus crucial que jamais avec une pression particulière sur certains opérateurs qui ont le devoir de veiller à que les supermarchés soient toujours approvisionnés et que certains produits et médicaments essentiels puissent être livrés à domicile. Cet article explique de quelle manière Microlise peut aider à réduire les contacts entre individus et assurer la sécurité des travailleurs du secteur du transport et de la logistique.
Création du Planning
Il est essentiel de générer un planning efficace pour maximiser l’efficacité des véhicules et des conducteurs. Notre solution de Planification et d’Optimisation est une solution SaaS accessible via un simple navigateur Internet qui permet donc aux utilisateurs d’y accéder depuis leur domicile. En combinant cela avec l’utilisation des outils de téléconférence disponibles, il est ainsi possible de travailler à distance et de continuer à produire un planning pertinent et optimisé prenant en compte l’ensemble des ressources disponibles.
Affectation des ressources
Le module Planning et Optimisation de Microlise peut pré-affecter tous les véhicules et conducteurs nécessaires, laissant aux opérateurs le soin de procéder à des ajustements par exception lors de l’exécution. Complètement connectée au module d’optimisation, la solution Microlise Journey Management qui permet de suivre en temps réel la réalisation des missions est également en mode SaaS et peut être ainsi être utilisée depuis la maison de la même manière, ce qui réduit également le besoin d’avoir du personnel présent au bureau.
Connexion du conducteur
Les conducteurs peuvent être identifiés automatiquement sur l’application SmartPod du terminal mobile en insérant simplement leur carte conducteur dans le tachygraphe numérique ou en utilisant un système d’identification RFID via une une clé Dallas. Si aucun de ces éléments n’est disponible, un code utilisateur personnel et un mot de passe peuvent être également saisis sur l’écran d’accueil de l’application.
Une fois que le conducteur s’est connecté, le trajet qui lui a été attribué sera récupéré et le véhicule dans lequel il se trouve pourra être affecté à son itinéraire.
Feuille de Route du Conducteur
Les feuilles de route de l’outil SmartPOD fournissent tous les détails sur les missions du jour, les clients et leur localisation, les heures de livraisons prévues, les produits à livrer, etc. Les conducteurs peuvent ainsi consulter ces informations et toutes les directives essentielles d’une manière autonome sans avoir besoin de contacter le bureau transport. En cas de modification de dernière minute, comme l’ajout ou la suppression d’un point de livraison/collecte demandé par l’exploitation, le conducteur est immédiatement alerté via son terminal mobile et les changements sont effectués automatiquement.
Localisation des Remorques
Lorsque des solutions de gestion de quais sont disponibles, les conducteurs peuvent être informés de l’emplacement précis de la remorque dont ils ont besoin pour leur trajet. Cette remorque peut ensuite être récupérée et les contrôles effectués par voie électronique sans avoir besoin de contacter le personnel de quai.
L’application SmartPOD permet également d’informer le conducteur de l’endroit où garer sa remorque et de faire confirmer cet emplacement de stationnement par voie électronique.
Messagerie Bi-directionnelle
Des messages de type texte peuvent être échangés facilement entre l’application SmartPOD et le portail Web Microlise et assurer ainsi les communications entre l’exploitation et les conducteurs sans avoir besoin d’un contact en face à face. Des messages pré-définis et des accusés de lecture apportent également plus de confort et de sécurité.
Répertoire téléphonique
Cette solution fournit aux conducteurs tous les numéros de téléphone pertinents nécessaires pour les aider durant leur service. Cet annuaire peut être mis à jour à distance via le réseau mobile, ce qui est particulièrement utile lorsque le personnel travaille depuis son domicile. Les numéros peuvent être composés directement à partir des terminaux gérés par Microlise, permettant au conducteur d’appeler les contacts concernés quand cela est utile lors de sa mission, en respectant évidemment les consignes légales de sécurité.
Protocoles de Sécurité
Grâce à l’outil SmartPod, les conducteurs peuvent arriver sur chacun des sites et prendre connaissance de manière électronique des protocoles de sécurité en vigueur avec fourniture d’une preuve de lecture enregistrée. Cela peut inclure évidemment toute nouvelle documentation ou politique relative aux dispositions particulières de lutte contre la propagation du COVID-19. Les chauffeurs sont ainsi obligatoirement informés et cela réduit d’autant la nécessité de compléter ce process lors du passage au poste de garde.
Autre documentation
D’autres documents utiles pour le bon déroulement de leur service peuvent également être fournis à tous les conducteurs via l’application SmartPod – comme des mises à jour interne sur la politique concernant la santé et la sécurité ou en encore de nouvelles procédures commerciales.
Temps de conduite restant
Cette fonctionnalité liée au chronotachygraphe numérique équipant les véhicules poids lourds et au respect de la règlementation en vigueur, fournit aux exploitants les données en temps réel du temps de conduite restant afin qu’ils puissent attribuer les missions appropriées sans avoir à demander ces informations directement à chaque conducteur.
Communication Client
Des messages texte et des e-mails peuvent être envoyés aux clients pour signifier l’arrivée imminente des véhicules afin qu’ils puissent préparer efficacement la réception des marchandises et permettre aux conducteurs de poursuivre leur trajet plus rapidement. Les écrans Microlise peuvent également informer les postes de contrôle des chauffeurs et des véhicules qui doivent arriver dans les prochaines heures ou minutes afin que les retards de traitement puissent être réduits au minimum.
Preuve de Livraison Electronique
Dans ces temps particuliers, notre solution peut permettre aux conducteurs de prendre des photos comme preuve de livraison plutôt que de demander systématiquement la signature du client comme habituellement. Cette livraison ‘sans contact’ autorise ainsi les conducteurs à prendre des preuves photographiques et de signer eux-mêmes les commandes sur le terminal mobile, éliminant ainsi le besoin d’interaction directe avec le client.
DPM
En période de forte pression et de calendrier serré, l’efficacité et la sécurité peuvent passer au second plan tant que le travail est réalisé. Notre application mobile DPM fournit aux conducteurs des informations en temps réel sur leur comportement de conduite avec également des conseils d’amélioration pour s’assurer que les opérations restent sûres et efficaces, en diminuant ainsi le besoin d’organiser des sessions de formation au bureau.
Debriefing sur la Route
Des livraisons ponctuelles et complètes dès la première tentative sont évidemment cruciales pour soutenir la demande actuelle mais il y aura toujours des exceptions. Ces exceptions peuvent être configurées dans l’application mobile pour obliger les conducteurs à sélectionner dans un menu déroulant les codes d’anomalies spécifiques qui permettront de comprendre les causes du problème constaté, sans avoir besoin d’une interaction directe.
Portail de Connaissances
Traditionnellement, des briefings peuvent être dispensés à l’occasion de réunions de groupe ou éventuellement lors de séances individuelles. Le portail de connaissances Microlise permet aux organisations de créer des documents qui peuvent être partagés avec les employés et poussés par le biais de campagnes e-mail. Des écrans dédiés informent les managers que toutes les personnes concernées ont bien pris connaissances des documents publiés. Il peut s’agir de mises à jour générales ou de formations spécifiques garantissant que le personnel est bien informé des processus de distanciation sociale au sein de l’entreprise.
Des vidéos tournées dans des lieux familiers de l’entreprise peuvent également être mises à disposition sur le site pour fournir au personnel des discussions et des informations à un moment où ils ne peuvent pas être sur place.
Pour les collaborateurs placés en chômage partiel, des formations peuvent être dispensées pour s’assurer de conserver un niveau de compétence élevé et que votre organisation soit en bonne position lorsqu’elle retrouvera ses pleines capacités.
